Automatiser les bons de commande reçus par e-mail : le cas NFO

Un bon de commande arrive par e-mail. Votre équipe ouvre le PDF, retrouve le client, vérifie les adresses et recopie les informations dans le logiciel métier. Lorsque le document concerne plusieurs sites ou contient un scan difficile à lire, la préparation prend encore plus de temps.

Automatiser ce processus avec l’IA consiste à préparer une saisie vérifiable, puis à transmettre les informations validées à votre outil de travail. Le projet doit donc couvrir le parcours complet du bon de commande : réception, lecture, contrôles, validation et création dans le logiciel.

Chez NFO, entreprise d’électricité et de courant faible, hIAppy a développé SamIA pour relier les bons reçus par e-mail à Praxedo. Ce cas permet de comprendre où l’automatisation peut aider et quelles décisions doivent rester entre les mains de l’équipe.

Commencer par le travail qui suit la réception du bon

Avant de choisir un outil, décrivez ce que fait réellement la personne qui traite une commande. Le PDF ne contient parfois qu’une partie des informations nécessaires : il faut retrouver un marché, distinguer plusieurs logements ou rapprocher une référence du fichier client.

Prenez quelques commandes récentes et relevez, pour chacune :

• le canal de réception et les pièces jointes utiles ;
• les informations à extraire : numéro de commande, client, site, prestations et références ;
• les recherches effectuées dans vos autres outils ;
• les contrôles réalisés avant la saisie ;
• la personne qui valide et celle qui reprend un dossier incomplet.

Vous obtenez ainsi un périmètre de départ concret. Si la recherche du bon contrat prend plus de temps que la lecture du document, une simple extraction de texte laissera une grande partie du problème intacte.

Séparer la lecture, le rapprochement et la décision

Lire les informations présentes dans le document

L’IA peut aider à extraire les informations d’un PDF ou d’un document scanné. Chaque valeur proposée doit pouvoir être comparée à sa source. Une adresse absente doit rester signalée comme manquante : compléter un champ par supposition créerait une erreur difficile à repérer ensuite.

Retrouver la bonne référence dans vos outils

Le nom figurant sur le bon peut différer du nom enregistré dans votre logiciel. Le rapprochement avec un client, un marché ou un site exige donc ses propres règles. Prévoyez ce qui se passe lorsqu’il existe plusieurs correspondances possibles ou aucune correspondance.

Faire valider les éléments qui engagent l’entreprise

Une information bien lue ne suffit pas à autoriser toutes les actions qui suivent. Le choix d’une prestation, d’un montant ou d’une destination doit respecter vos règles métier. L’interface de contrôle doit permettre de voir le document, de corriger la proposition et de comprendre ce qui sera envoyé au logiciel.

Le cas NFO : des bons reçus par e-mail aux interventions dans Praxedo

NFO intervient notamment pour des bailleurs sociaux des Hauts-de-France. Les bons arrivent en PDF par e-mail, parfois scannés et souvent pour plusieurs logements. L’équipe administrative devait les relire puis les ressaisir dans Praxedo, son outil de gestion des interventions.

hIAppy a conçu et développé SamIA pour compléter cet environnement. La plateforme collecte les e-mails, lit les bons page par page, rattache le bailleur et le marché, puis crée les interventions dans Praxedo après validation humaine. La connexion utilise l’API de Praxedo, c’est-à-dire l’interface qui permet à deux logiciels d’échanger des données.

Le travail se poursuit après l’intervention : les comptes rendus des techniciens alimentent la préparation de la facturation. L’IA propose un aiguillage et des lignes issues du bordereau de prix du marché. L’équipe administrative valide les décisions sensibles, qui restent tracées.

SamIA est connecté au Praxedo de production de NFO et utilisé au quotidien. Le périmètre présenté ici est celui de ce projet ; les contrôles à prévoir pour votre entreprise dépendent de vos documents et de vos règles.

Voir le cas NFO et le rôle de SamIA dans le traitement des commandes.

Prévoir les dossiers difficiles avant d’élargir l’automatisation

Pour cadrer votre propre projet, testez aussi les documents qui demandent aujourd’hui une intervention particulière. Voici des situations à examiner avec l’équipe :

• Le même bon arrive deux fois. Quelle référence permet de le reconnaître avant de créer une nouvelle intervention ?
• Une nouvelle version remplace la précédente. Qui confirme la version à traiter et le sort de la saisie déjà effectuée ?
• Une page ou une adresse manque. Le dossier reste-t-il en attente, avec une raison compréhensible ?
• Le document contient plusieurs sites. Comment vérifier le découpage proposé avant transmission ?
• Le logiciel métier ne répond pas. Comment retrouver le statut de l’envoi et reprendre le traitement sans créer de doublon ?

Ces situations constituent une liste de tests à adapter. Une démonstration sur un document propre ne permet pas de conclure sur leur traitement.

Vérifier votre logiciel existant avant de développer

Commencez par inventorier les fonctions déjà disponibles : import de documents, règles de classement, connecteurs ou accès à une API. Vérifiez avec l’éditeur les possibilités de votre version et de votre contrat. Le besoin peut parfois être couvert en configurant mieux un outil existant.

Un développement spécifique devient pertinent lorsque les étapes manquantes sont identifiées : lecture de formats variables, rapprochements métier, écran de validation ou circulation entre plusieurs logiciels. Pour évaluer ce périmètre, consultez notre approche de l’automatisation IA des processus en PME.

Mesurer un essai sur des commandes représentatives

Conservez une référence du traitement actuel, puis comparez-la au parcours proposé. Comptez le temps de vérification et de correction, les dossiers repris à la main et les erreurs détectées. Un champ extrait correctement n’est pas encore une commande prête à être traitée.

Fixez ensemble les critères qui autorisent la suite : qualité des informations, facilité de contrôle, transmission au logiciel et gestion des exceptions. Si les règles de départ restent floues, clarifiez-les avant d’élargir le développement. Un prototype IA sur un périmètre limité peut servir à examiner la faisabilité.

Votre équipe ressaisit encore ses bons de commande ?

Pour un premier échange, décrivez le logiciel utilisé, les formats reçus et les étapes qui prennent du temps. Vous pourrez ensuite constituer un échantillon adapté pour examiner le processus et les points de contrôle nécessaires.

Examiner votre processus de commande avec hIAppy